Khi doanh nghiệp cần số hóa hồ sơ, chứng từ hoặc tài liệu lưu trữ, một trong những câu hỏi được quan tâm nhiều nhất là “1 ngày scan được bao nhiêu trang?”. Việc tính toán đúng công suất scan sẽ giúp chủ động tiến độ công việc, lựa chọn đúng thiết bị và tối ưu chi phí vận hành.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ cho thuê máy scan thay vì đầu tư mới vì tiết kiệm chi phí hơn, đặc biệt với các dự án ngắn hạn hoặc nhu cầu scan số lượng lớn. Tuy nhiên, để chọn đúng dòng máy phù hợp, trước tiên cần hiểu rõ cách tính sản lượng scan thực tế trong một ngày.
Thông thường, số lượng tài liệu scan được sẽ phụ thuộc vào tốc độ máy, thời gian làm việc và hiệu suất vận hành thực tế.
Tổng số trang/ngày = Tốc độ máy (trang/phút) × Số phút làm việc × Hiệu suất thực tế
Trong đó:
Tốc độ máy scan thường được tính theo đơn vị ppm (Pages Per Minute), nghĩa là số trang scan trong một phút.
Hiệu suất thực tế thường dao động khoảng 50–70% do còn thời gian xử lý giấy, tháo ghim hoặc kiểm tra tài liệu trong quá trình làm việc.
Ví dụ một máy scan Canon hoặc máy scan Brother có tốc độ 40 ppm thì tốc độ thực tế sẽ không đạt tối đa liên tục như thông số hãng công bố.
Đây là yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn máy scan cho văn phòng hoặc dự án số hóa hồ sơ.
Các dòng máy văn phòng phổ biến hiện nay thường có tốc độ từ 30–50 ppm. Với doanh nghiệp cần xử lý hồ sơ lớn, các dòng máy scan tốc độ cao cho doanh nghiệp từ 60 ppm trở lên sẽ phù hợp hơn.
Nếu cần thuê máy scan số lượng lớn cho nhiều phòng ban hoặc dự án ngắn hạn, việc chọn đúng công suất máy sẽ giúp tránh tình trạng nghẽn tiến độ.
Không phải tài liệu nào cũng có thể scan với cùng một tốc độ.
Giấy mới, phẳng và ít ghim thường xử lý nhanh hơn. Trong khi đó, hồ sơ cũ, giấy mỏng, tài liệu scan hai mặt hoặc giấy nhăn sẽ khiến tốc độ giảm đáng kể.
Đây là lý do nhiều doanh nghiệp khi thuê máy scan theo dự án thường ưu tiên các dòng máy có khả năng chống kẹt giấy và nạp tài liệu tự động tốt hơn.
Ngoài thiết bị, khâu chuẩn bị tài liệu cũng ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng scan mỗi ngày.
Nếu hồ sơ được tháo ghim và phân loại sẵn, nhân sự vận hành sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Với các dự án scan tài liệu số lượng lớn, nhiều đơn vị thường bố trí riêng người chuẩn bị giấy để tối ưu hiệu suất làm việc.
Giả sử doanh nghiệp đang thuê máy scan văn phòng tốc độ 40 ppm và vận hành liên tục trong 8 tiếng mỗi ngày.
Thông số thực tế gồm:
Tốc độ máy: 40 trang/phút
Hiệu suất thực tế: 50%
Thời gian làm việc: 8 tiếng/ngày
Đầu tiên, tính số lượng scan trong một giờ.
40 × 60 × 50% = 1.200 trang/giờ
Kết quả thực tế đạt khoảng 1.200 trang mỗi giờ.
Tiếp theo, tính tổng số lượng trong một ngày làm việc.
1.200 × 8 = 9.600 trang/ngày
Như vậy, doanh nghiệp có thể scan khoảng 9.600 trang mỗi ngày trong điều kiện vận hành ổn định.
Con số này phù hợp với nhiều doanh nghiệp cần scan hợp đồng, chứng từ kế toán hoặc hồ sơ lưu trữ.
Đối với nhu cầu ngắn hạn hoặc scan số lượng lớn, thuê máy scan giá tốt thường tiết kiệm hơn rất nhiều so với đầu tư mới.
Đặc biệt, các doanh nghiệp triển khai dự án số hóa hồ sơ chỉ trong vài tuần hoặc vài tháng thường ưu tiên thuê máy scan giá rẻ để giảm chi phí ban đầu nhưng vẫn đảm bảo tiến độ công việc.
Ngoài ra, khi sử dụng dịch vụ cho thuê máy scan, doanh nghiệp còn được hỗ trợ kỹ thuật và đổi máy nếu phát sinh sự cố trong quá trình vận hành.
Tại TP.HCM, nhiều doanh nghiệp hiện cũng ưu tiên các đơn vị có sẵn nhiều dòng máy scan Canon, máy scan Brother hoặc máy scan tốc độ cao để dễ lựa chọn theo đúng nhu cầu thực tế. Một số đơn vị như Mensa hiện cung cấp khá đa dạng giải pháp thuê máy scan tại TP.HCM dành cho văn phòng và dự án số hóa tài liệu.
Hầu hết các dòng máy scan hiện nay đều hỗ trợ tính năng Counter hoặc Scan Count để kiểm tra tổng số lượng tài liệu đã xử lý.
Người dùng có thể xem trực tiếp trên phần mềm quản lý hoặc menu thiết bị. Đây là cách giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ công việc và đánh giá hiệu suất vận hành thực tế.
Thông số này cũng rất hữu ích với các doanh nghiệp thuê máy scan số lượng lớn để theo dõi khối lượng tài liệu đã hoàn thành mỗi ngày.
Việc tính toán 1 ngày scan được bao nhiêu trang sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng thiết bị và chủ động hơn trong kế hoạch xử lý tài liệu.
Ngoài tốc độ máy, cần tính thêm hiệu suất vận hành thực tế và chất lượng hồ sơ để có con số chính xác hơn. Với các nhu cầu scan tài liệu lớn, thuê máy scan văn phòng hoặc thuê máy scan theo dự án đang là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì tiết kiệm chi phí và linh hoạt hơn trong quá trình sử dụng.
Xem thêm:
Dịch vụ cho thuê máy in, máy scan giá rẻ tại Hồ Chí Minh
Thuê Máy Scan A3, A4 – Giải Pháp Tiết Kiệm Cho Văn Phòng Hiện Đại
[Products:1769,1764,1750,1813]
Tìm kiếm bài viết
Mensa hành trình 10 năm
Để được tư vấn hoặc hỗ trợ tốt nhất bạn vui lòng để lại thông tin cần thiết bằng cách điền vào form dưới đây
Kết nối với Mensa
CÔNG TY TNHH MINH PHÁT TECHSTORE
Chính sách và hỗ trợ
Tổng đài hỗ trợ
SO SÁNH SẢN PHẨM
Hỏi đáp